Caso di Studio: Implementazione di un Sistema di Gestione documentale in Cloud e flusso automatizzato di oscuramento dei dati sensibili

Un’azienda internazionale di consulenza voleva modernizzare il proprio flusso di lavoro per migliorare l’efficienza e la sicurezza dei processi documentali. Con clienti in tutto il mondo e documenti sensibili da gestire, la necessità di una soluzione di firma digitale e archiviazione sicura era diventata fondamentale.

Sfida

L’azienda affrontava diverse sfide:

  • Molta carta: L’uso di documenti cartacei comportava lunghi tempi di gestione e alti costi.
  • Sicurezza: Era essenziale garantire la sicurezza e l’integrità dei documenti legali.
  • Accessibilità: La necessità di un accesso rapido e sicuro ai documenti da parte dei dipendenti remoti e clienti

Soluzione

L’azienda ha deciso di implementare un sistema di archivio documentale in Cloud correlato da un’applicazione per l’oscuramente dei dati sensibili

  • Documentale in Cloud: Utilizzo del documentale per l’archivio di pareri, consulenze o sentenze con accesso personalizzato
  • Archiviazione Sicura: Conservazione dei documenti in un ambiente cloud crittografato, con controlli di accesso rigorosi.
  • Workflow Automatizzato: Automazione del flusso di lavoro per l’oscuramento dei dati sensibili

Processo di Implementazione

  1. Analisi dei Requisiti: Raccolta delle esigenze aziendali specifiche in termini di sicurezza, conformità e operatività.
  2. Scelta della Piattaforma: Selezione di una piattaforma che integrasse archivio in cloud e oscuramento dati sensibili come DocuShare Go
  3. Integrazione con i Sistemi Esistenti: Implementazione della piattaforma in modo da integrarsi con i sistemi aziendali esistenti.
  4. Formazione del Personale: Sessioni di formazione per assicurare che i dipendenti fossero adeguatamente preparati a utilizzare il nuovo sistema.
  5. Monitoraggio e Miglioramento: Monitoraggio continuo delle prestazioni del sistema e applicazione di miglioramenti basati sul feedback degli utenti.

Risultati

  • Efficienza: Riduzione dei tempi di gestione dei documenti  grazie all’archiviazione automatizzata, anche tramite la stampante multifunzione e l’oscuramento automatico dei dati sensibili
  • Sicurezza: Incremento della sicurezza dei documenti, con una riduzione degli incidenti di sicurezza documentale.
  • Risparmio di Costi: Diminuzione dei costi legati alla gestione dei documenti cartacei
  • Accessibilità Migliorata: Accesso rapido e sicuro ai documenti archiviati, facilitando il lavoro e migliorando il servizio clienti.

Conclusione

L’implementazione di un sistema di archiviazione in cloud e l’automazione del flusso di lavoro per l’oscuramento dei dati sensibili, ha trasformato il modo in cui l’azienda gestisce i propri documenti, migliorando significativamente l’efficienza operativa, la sicurezza e la soddisfazione dei clienti. Questo caso di studio evidenzia i benefici tangibili dell’adozione di tecnologie avanzate nella gestione documentale.