Un’impresa del settore edile, leader nella fornitura di arredi e materiali, aveva la necessita di migliorare il proprio processo di firma dei documenti e archiviazione. Con clienti diversi, sia in sede che non, l’esigenza di gestire in maniera automatizzata la firma e l’archiviazione era diventata indispensabile.

L’azienda affrontava diverse sfide:

  • Molta carta: l’uso di documenti cartacei comportava lunghi tempi di gestione ed alti costi
  • Sicurezza: era necessario garantire uno standard di sicurezza per evitare alcuni rischi
  • Accessibilità: necessità di accesso rapido ai documenti da parte dei dipendenti e visualizzazione della situazione da parte della direzione

Soluzione:

 

L’azienda ha deciso di implementare un sistema di firma digitale e archiviazione automatica basato su cloud scegliendo il nostro software che permette:

  • Firma Digitale: utilizzo di tecnologia di firma digitale di documenti di trasporti, preventivi, fatture ed altro
  • Archiviazione: instradamento dell’archivio in base alla tipologia di documento
  • Work Flow automatizzato: automazione del flusso di lavoro per la gestione delle firme e l’archiviazione, riducendo l’intervento manuale.

 

Risultati:

  • Efficienza: Riduzione dei tempi di gestione dei documenti del 60%, grazie alla firma digitale automatizzata e all’archiviazione immediata.
  • Sicurezza: Incremento della sicurezza dei documenti, con una riduzione degli incidenti di sicurezza documentale.
  • Risparmio di Costi: Diminuzione dei costi legati alla gestione dei documenti cartacei, inclusi materiali di consumo e spese di spedizione.
  • Accessibilità Migliorata: Accesso rapido e sicuro ai documenti archiviati, facilitando il lavoro da remoto per i dipendenti e migliorando il servizio clienti.