Caso di Studio: Implementazione di un Sistema di Gestione documentale in Cloud e flusso automatizzato di oscuramento dei dati sensibili

Un’azienda di industrializzazione e di consulenza voleva modernizzare il proprio flusso di lavoro per migliorare l’efficienza, la sicurezza dei processi documentali e mettere a disposizione dei propri associati una banca dati univoca, alla quale accedere per poter visualizzare consulenze, pareri o sentenze su specifici argomenti. Con documenti sensibili da gestire, la necessità di una soluzione di archiviazione e oscuramente dati era diventata fondamentale.

Sfida

L’azienda affrontava diverse sfide:

· Molta carta: L’uso di documenti cartacei comportava lunghi tempi di gestione e alti costi.

· Sicurezza: Era essenziale garantire la sicurezza e l’integrità dei documenti legali ed evitare la divulgazione di dati sensibili.

· Accessibilità: La necessità di un accesso rapido e sicuro ai documenti da parte degli associati era un obiettivo da raggiungere

Soluzione

L’azienda ha deciso di implementare un sistema di archivio documentale in Cloud correlato da un’applicazione per l’oscuramente dei dati sensibili

· Documentale in Cloud: Utilizzo del documentale per l’archivio di pareri, consulenze o sentenze con accesso personalizzato

· Archiviazione Sicura: Conservazione dei documenti in un ambiente cloud crittografato, con controlli di accesso rigorosi.

· Workflow Automatizzato: Automazione del flusso di lavoro per l’oscuramento dei dati sensibili

Processo di Implementazione

1. Analisi dei Requisiti: Raccolta delle esigenze aziendali specifiche in termini di sicurezza, conformità e operatività.

2. Scelta della Piattaforma: Selezione di una piattaforma che integrasse archivio in cloud e oscuramento dati sensibili come DocuShare Go

3. Integrazione con i Sistemi Esistenti: Implementazione della piattaforma in modo da integrarsi con i sistemi aziendali esistenti.

4. Formazione del Personale: Sessioni di formazione per assicurare che i dipendenti fossero adeguatamente preparati a utilizzare il nuovo sistema.

5. Monitoraggio e Miglioramento: Monitoraggio continuo delle prestazioni del sistema e applicazione di miglioramenti basati sul feedback degli utenti.

Risultati

· Efficienza: Riduzione dei tempi di gestione dei documenti grazie all’archiviazione automatizzata, anche tramite la stampante multifunzione e l’oscuramento automatico dei dati sensibili

· Sicurezza: Incremento della sicurezza dei documenti, con una riduzione degli incidenti di sicurezza documentale.

· Risparmio di Costi: Diminuzione dei costi legati alla gestione dei documenti cartacei

· Accessibilità Migliorata: Accesso rapido e sicuro ai documenti archiviati, facilitando il lavoro e migliorando il servizio per gli associati

Conclusione

L’implementazione di un sistema di archiviazione in cloud e l’automazione del flusso di lavoro per l’oscuramento dei dati sensibili, ha trasformato il modo in cui l’azienda gestisce i propri documenti, migliorando significativamente l’efficienza operativa, la sicurezza e la soddisfazione dei clienti. Questo caso di studio evidenzia i benefici tangibili dell’adozione di tecnologie avanzate nella gestione documentale.